Integriteit binnen Wonen Zuid: Bij twijfel niet inhalen…

1. Inleiding

“Integriteit is geen kwestie van regels en gedragscodes”

Integriteit zit in de mens en is als het ware eerder een karaktereigenschap dan een voor te schrijven gedragspatroon.

Het woordenboek zegt over integriteit het volgende: onkreukbaarheid, onschendbaarheid en rechtschapenheid. Mooie woorden, die voor velerlei uitleg en vooral invulling vatbaar zijn. Veelzeggender is de integriteitlakmoestest.

Integriteit van handelen valt op de volgende manieren te testen:

• onderzoek hoe anderen in de betreffende kwestie zouden handelen, teneinde persoonlijke normen te objectiveren, oftewel “kijk door de bril van een ander” (de brillentest);
• vraag je af of de kwestie, geplaatst op de voorpagina van de krant, tot grote koppen zou leiden (de voorpaginatest);
• vraag je af wat anderen mogelijk zouden doen, als ze in de betreffende kwestie in jouw schoenen zouden staan (de schoenentest);
• vraag je af of je jezelf nog recht kunt aankijken in de spiegel als je zo handelt (de spiegeltest);
• begeef je je in de betreffende kwestie op hellend vlak, ofwel kan jouw beslissing leiden tot een volgende onafwendbare beslissing? (de hellingproef);
• zijn de belangen en de waarden in evenwicht (de weegschaaltest)?

2. Waarom integriteit?

Integriteit, gedragsregels, spelregels. Wat mag er wel en wat mag er niet? Hoe behoor je je te gedragen en hoe niet? Waar liggen de grenzen? Allemaal vragen die je eigenlijk op een persoonlijke manier oplost in de dagelijkse praktijk. Toch vinden we het als Wonen Zuid belangrijk dat we ook samen afspreken waar we ons aan houden. Dat schept duidelijkheid: zowel voor onszelf als voor de klanten en leveranciers waar we contacten mee hebben. En het bepaalt hoe we als Wonen Zuid in de samenleving staan.

Het is noodzakelijk om met elkaar spelregels af te spreken. We moeten kritisch zijn op onszelf en ons afvragen of we denken en handelen volgens die spelregels. Is dat niet het geval, dan moeten we dat aanpassen. En wel direct. Daar moeten we elkaar in ondersteunen. Omdat het om het gemeenschappelijk belang van Wonen Zuid gaat.

3. De zin van een integriteitsbeleid

Integriteit raakt de cultuur van de organisatie. Daarmee bedoelen we de normen, waarden en regels die ons binden. Die bepalen wat kan en mag. En wat niet. We vinden integriteit belangrijk, mede omdat Wonen Zuid in een glazen huis functioneert. Als woningcorporatie voorzien we met onze producten en diensten in een primaire maatschappelijke behoefte voor met name sociaal zwakkeren. Bovendien hebben we te maken met wetten die ons handelen bepalen. Kortom, we zijn een maatschappelijke onderneming en dat schept, geheel terecht, verplichtingen en vraagt om zorgvuldig handelen. Transparant handelen.

Integriteit van handelen is in de eerste plaats een persoonlijke verantwoordelijkheid. De vereiste openheid en transparantie maken het noodzakelijk iedereen binnen Wonen Zuid te betrekken bij vraagstukken rondom integriteit. Onder het motto ‘bij twijfel niet inhalen’ vragen we vertegenwoordigers van Wonen Zuid, directieleden, bestuurders en commissarissen voortdurend hun voorgenomen handelen te toetsen bij collega’s en leidinggevenden. Ook achteraf, maar dan meer in termen van verantwoording, dient die toetsing plaats te vinden.

Ook als er spelregels zijn geformuleerd, resteert een grijs gebied. In die gevallen is en blijft het je eigen verantwoordelijkheid om de juiste keuze te maken. Daarom zijn de spelregels die zijn neergelegd in een gedragscode, niet een zakelijke opsomming van wat wel en niet mag en kan. Het is vooral een ‘denkraam’.

In zijn algemeenheid geldt, dat vertegenwoordigers van Wonen Zuid zich er voortdurend van bewust dienen te zijn, dat hun handelen het belang van Wonen Zuid in het algemeen en dat van haar huurders in het bijzonder moet dienen. Dagelijkse beslissingen brengen risico’s met zich mee, wees je daar bewust van. Het moet dan ook een basishouding zijn, dat elke vorm van belangenverstrengeling, oneigenlijke beïnvloeding, vriendjespolitiek of de schijn daarvan vermeden dient te worden. Neem beslissingen waarbij je integriteit in het gedrang kan komen in overleg of bijzijn van leidinggevende of collega. Dit bevordert de transparantie en de toetsbaarheid. In zaken waar sprake is van belangenverstrengeling of persoonlijke relaties, draag dan je taken over aan je leidinggevende of collega.

Vandaar het motto: bij twijfel niet inhalen.

4. Het geldt voor iedereen!

Integer handelen geldt voor iedereen die voor of namens Wonen Zuid actief is. Waarbij voor iedere functionaris geldt dat integriteit in verschillende situaties en hoedanigheden aan de orde kan komen. Hierbij zal iedereen zich bewust moeten zijn van de aan zijn of haar functie gekoppelde bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Elke afzonderlijke functie en positie is gekoppeld aan een ander soort/niveau van contacten waarbij de regels van integriteit een rol spelen.

5. De spelregels

Om in grote lijnen aan te geven wat wel of niet mag en kan, hebben we spelregels opgesteld. Die willen we in grote lijnen behandelen. Bij twijfel geldt: niet inhalen. Neem contact op met je leidinggevende om de kwestie te bespreken.

We behandelen eerst de onverenigbaarheden: zorg dat je belangenverstrengeling vermijdt. Daarna gaan we in op geschenken en giften (5.2), het correct omgaan met Wonen Zuid-informatie (5.3), het scheiden van zaak en privé (5.4), uitgaven en declaraties (5.5) en het gedrag op de werkplek (5.6).

5.1 Onverenigbaarheden

Belangenverstrengeling treedt op wanneer het eigenbelang of het belang van een andere organisatie strijdig is met het belang van Wonen Zuid. Waar de grens precies ligt, hangt af van zoveel factoren en variabelen dat er geen waterdichte spelregels te geven zijn. Uitgangspunt is dat zelfs de schijn van belangenverstrengeling wordt vermeden.

Hierbij is van belang dat vertegenwoordigers van Wonen Zuid opgave doen van al hun (financiële) belangen, waaronder aandelen, opties en dergelijke, in bedrijven en instellingen waarmee Wonen Zuid zaken doet. Dit geldt nadrukkelijk voor de belangen in de vorm van familie, die bij de zakelijke relatie een invloedrijke positie bekleden (in het algemeen een leidinggevende functie). Ook tussentijds ontstane en in de toekomst nog te ontstaan belangen dienen te worden gemeld.

Het kan voorkomen dat je familie-, vriendschaps- of andere betrekkingen hebt met een aanbieder van diensten aan Wonen Zuid. In een dergelijk geval mag je niet deelnemen aan besluitvorming over opdrachten aan deze aanbieder.  

Bij contacten in de privé-sfeer met (zakelijke) relaties van Wonen Zuid, geldt de regel dat de medewerkers dit melden bij hun direct leidinggevende, die dit vervolgens weer melden bij het MT-Wonen Zuid lid van het betreffende bedrijfsonderdeel.

Voor het vervullen van alle betaalde en onbetaalde nevenfuncties, gelden de gebruikelijke regels uit de CAO. Schriftelijke toestemming vooraf staat daarbij altijd centraal. Bij nevenfuncties mag er in ieder geval geen sprake zijn van mogelijke belangenverstrengeling of anderzijds afbreukrisico voor Wonen Zuid.

Wonen Zuid waardeert het dat vertegenwoordigers van Wonen Zuid bestuurlijke functies vervullen in maatschappelijke organisaties. Het is denkbaar dat Wonen Zuid daarvoor in beperkte mate faciliteiten verleent. Tegelijkertijd beseffen we dat bestuurlijke nevenfuncties kunnen leiden tot strijdige belangen. Hierin biedt de ‘goedkeuring vooraf’ de oplossing. Mocht strijdigheid van belangen pas aan de orde komen nadat de betreffende bestuurlijke functie is aanvaard, dan treedt de vertegenwoordiger van van Wonen Zuid, op eerste verzoek van het MT-Wonen Zuid, terug uit deze nevenfunctie.

5.2 Geschenken en giften

Het aannemen van geschenken of giften in geld of natura is niet toegestaan. Op deze regel geldt slechts één uitzondering:

De uitzondering betreft geschenken met een waarde onder de € 50,- en met een alledaags karakter (bos bloemen of een fles wijn). Het is niet toegestaan om deze zaken aan te nemen van een relatie waarmee op dat moment wordt gesproken of onderhandeld over opdrachtverlening.

Maak altijd melding van ontvangen of aangeboden persoonlijke geschenken of giften bij je direct leidinggevende, ook van geschenken die vallen onder de uitzondering. Valt het geschenk niet onder de uitzondering, dan moet het geweigerd of geretourneerd worden.

Vertegenwoordigers van Wonen Zuid, die in het kader van hun functie een lezing, presentatie of iets dergelijks houden en hiervoor een waardebon of geschenk ontvangen, mogen deze behouden mits de waarde ervan de € 50,- niet overstijgt. Is de (geldelijke) beloning hoger dan € 50,-, dan vloeit dat totaalbedrag in de kas van Wonen Zuid. Daar staat in dat geval tegenover, dat de met de inbreng van de gemoeide kosten, voor rekening van Wonen Zuid komen.

De deelname aan evenementen, seminars, congressen en beurzen, die gratis of tegen niet-marktconforme prijzen worden aangeboden, wordt niet geaccepteerd. Heeft het een functiegericht of vakinhoudelijk karakter, dan is een uitnodiging of geste wel acceptabel, in overleg met de leidinggevende. De leidinggevende beoordeelt de functionaliteit en bewaakt ook de frequentie van de uitnodigingen.

Uitnodigingen voor lunches, diners of andere representatieve zaken, worden uitsluitend aangenomen als ze evident in het belang zijn van Wonen Zuid. Bovendien mag het niet conflicteren met de onafhankelijkheid in de besluitvorming binnen Wonen Zuid. Het verdient de voorkeur dat de kosten van lunches en diners waaraan door vertegenwoordigers van Wonen Zuid wordt deelgenomen, door Wonen Zuid worden betaald.

Voor het aannemen van uitnodigingen voor lunches en diners worden daarnaast de volgende vuistregels gehanteerd:

• Zorgvuldigheid en doelmatigheid: beoordeel kritisch of het informele contact noodzakelijk is. De onafhankelijkheid dient gewaarborgd te zijn;
• Wederkerigheid: de medewerker heeft van zijn/haar kant namens Wonen Zuid de mogelijkheid de relatie een lunch of diner aan te bieden;
• Soberheid: wees terughoudend in de keuze van de gelegenheid. Ook in het gebruik van alcohol wordt terughoudendheid betracht;
• Openheid: van uitnodigingen wordt altijd vooraf melding gemaakt bij de direct leidinggevende, die dit vervolgens weer meldt bij het MT-Wonen Zuid lid van het betreffende bedrijfsonderdeel.

5.3 Informatie

(Vertrouwelijke) informatie over onze klanten, relaties of collega’s gebruiken we alleen als dat nodig is voor het goed uitvoeren van ons werk. Ten aanzien van deze informatie geldt strikte geheimhouding en zorgvuldigheid zodat onbevoegden er geen kennis van kunnen nemen.

Oneigenlijk gebruik van die kennis is niet toegestaan. Bij het hanteren van die kennis worden uiteraard de normale privacyregels in acht genomen.

Vertegenwoordigers van Wonen Zuid houden geen informatie achter die in het belang van Wonen Zuid is. Als dit geheim of vertrouwelijk is, dan vraagt dat om een integere afweging van de belangen. Beschikt men uit andere bronnen over informatie die men niet kenbaar mag maken, meld het bij de direct leidinggevende. Dan kan eventueel besloten worden iemand tijdelijk van de betreffende zaak ‘af te halen’.

5.4 Scheiding zaak en privé

Het gebruik van Wonen Zuid-eigendommen voor privé-doeleinden is slechts beperkt toegestaan, inclusief privé-gebruik van zakelijke e-mail- en internetfaciliteiten. Een en ander is vastgelegd in het internetprotocol van Wonen Zuid. Met het gebruik van de zakelijke mobiele telefoon voor privé-doeleinden dient terughoudendheid betracht te worden. Het uitoefenen van bedrijfsmatige activiteiten voor eigen rekening of voor rekening van een derde met behulp van eigendommen van Wonen Zuid (telefoon, notebook, bedrijfsauto, etc.), is uiteraard in het geheel niet toegestaan.

Daarnaast is het niet toegestaan om tot eigen voordeel of tot voordeel van familie, vrienden en bekenden voorrang of voordeel te bepleiten en/of te verkrijgen, waar het de dienstverlening van of door Wonen Zuid betreft. Dat geldt ook voor de toewijzing van woningen en andere verhuureenheden, als deze voorrang ertoe leidt dat geldende verdeel- en gedragsregels worden genegeerd. Hetzelfde geldt voor diensten van derden. Met uitzondering van de collectieve regelingen die aan alle vertegenwoordigers van Wonen Zuid via het arbeidsvoorwaardenpakket worden aangeboden.

Voor wat betreft het leveren van goederen en diensten aan een collega, gelden de regels zoals eerder vermeld onder het vervullen van betaalde en onbetaalde nevenfuncties. Schriftelijke toestemming van de bestuurder staat daarbij altijd centraal.

Het is niet toegestaan dat voor privé-doeleinden gebruik wordt gemaakt van de diensten van een bedrijf of instelling, waarmee men vanuit de uitoefening van de functie (nu en in de nabije toekomst) zakelijke bindingen/contacten onderhoudt. Hetzelfde geldt ook voor bedrijven of instellingen waarmee men vanuit de uitoefening van de functie in het verleden (tot 3 jaar terug) zakelijke bindingen/contacten heeft gehad.

Daarnaast mag het voor privé-doeleinden gebruik maken van diensten van relaties van Wonen Zuid zoals hierboven beschreven er nooit toe leiden dat men naar de toekomst ongewenst beïnvloed wordt of de onafhankelijkheid in het functioneren in het geding is. Anderzijds is het niet toegestaan om vanuit de functie bij relaties van Wonen Zuid voordeel of voorrang te bepleiten cq. te verkrijgen.

In het uitzonderlijke geval dat het gebruik maken van de diensten van vanuit de functie direct gerelateerde bedrijven of instellingen onvermijdelijk is, dient dit te gebeuren tegen marktconforme voorwaarden, blijkend uit transparante offertes en factuur. In dat geval dient de direct leidinggevende vooraf te worden geïnformeerd.

5.5 Uitgaven en declaraties

Onkosten die men maakt in het kader van het uitoefenen van de functie, worden vergoed volgens bestaande regelingen en richtlijnen. Desgevraagd dient de hoogte en de functionaliteit te worden onderbouwd. In alle gevallen geldt het doelmatigheid- en soberheidcriterium.

Het is goed om het begrip functionaliteit nog wat verder in te kleuren. Met functionaliteit wordt bedoeld, dat met het doen van uitgaven het belang van Wonen Zuid direct gediend moet zijn. Het is dus niet functioneel om uitgaven te doen c.q. onkosten te maken, die hooguit indirect het belang van Wonen Zuid dienen.

5.6 Gedrag op kantoor en werkplek

Als vertegenwoordigers van Wonen Zuid zijn we ons ervan bewust dat we werkzaamheden verrichten in het belang van de maatschappelijke functie van Wonen Zuid in het algemeen, en van de klanten in het bijzonder. Daarmee houden we rekening. Dat betekent dat we ons professioneel gedragen, kleden, verbaal en non-verbaal uiten en dergelijke. In het bijzonder wordt over huurders/klanten en de collega’s van Wonen Zuid altijd respectvol gesproken, ongeacht hun afkomst, taal, religie of gedragingen. Buiten werktijd spreken en gedragen de vertegenwoordigers van Wonen Zuid zich te allen tijde met respect jegens Wonen Zuid, haar klanten, vertegenwoordigers van Wonen Zuid en overige relaties. Elke verbale of non-verbale uiting die ook maar enigszins een discriminerend, seksistisch of anderzijds kwetsend karakter heeft, is uit den boze.

6. Handhaven van de spelregels

Het niet naleven van de spelregels/gedragscodes kan leiden tot disciplinaire en arbeidsrechtelijke maatregelen zoals een officiële berisping, een aantekening in het personeelsdossier of ontslag. De zwaarte van de disciplinaire maatregel is daarbij afhankelijk van de ernst van de overtreding(en), dit ter beoordeling van het MT Wonen Zuid.

Voor vragen of onduidelijkheden kun je terecht bij de Senior Medewerker Interne Audit of bij de leden van het MT Wonen Zuid.

Bij gevallen waarbij deze gedragscode niet in voorziet beslist het MT Wonen Zuid.