Inleiding

Wonen Zuid vindt het belangrijk dat medewerk(st)ers op een adequate en veilige manier melding kunnen doen van (vermoedens van) misstanden binnen de organisatie. Daarom is een duidelijke regeling van belang.

Deze regeling maakt het mogelijk dat iedere medewerk(st)er van Wonen Zuid in vertrouwen (vermoedens van) misstanden kan melden, dat de meldingen volgens een zorgvuldige procedure worden behandeld en dat de medewerk(st)er die ‘de klok luidt’ geen negatieve gevolgen van zijn of haar melding ondervindt. Bescherming van de “klokkenluider” is daarbij het uitgangspunt.

Deze regeling sluit aan bij het geldende integriteitsbeleid van Wonen Zuid.

Artikel 1:        Definities

In deze regeling verstaan we onder:

• Wonen Zuid: De stichting Wonen Zuid inclusief haar verbindingen en deelnemingen.
• Medewerk(st)er: degene die de melding doet in het kader van deze regeling; die al dan niet op basis van een arbeidsovereenkomst werkzaam is ten behoeve van Wonen Zuid en voor wiens werkzaamheden Wonen Zuid verantwoordelijkheid draagt, hieronder ook begrepen bestuurders, uitzendkrachten, gedetacheerden en andere door Wonen Zuid ingehuurde medewerk(st)ers die in loondienst zijn bij een andere werkgever, maar die werkzaamheden verrichten voor Wonen Zuid.
• Leidinggevende: de functionaris die direct leiding geeft aan de medewerk(st)er.
• Vertrouwenspersoon: degene (intern of extern) die fungeert als aanspreek- of opvangpunt voor de medewerk(st)ers van Wonen Zuid bij conflicten en intercollegiale probleemsituaties. De gesprekken met de vertrouwenspersoon zijn strikt vertrouwelijk.
• Meldpunt: Het Meldpunt is het secretariaat van zowel de Raad van Bestuur als van de Raad van Toezicht van Wonen Zuid. Dit meldpunt fungeert als “postbus” en is verantwoordelijk voor het in ontvangst nemen en de administratieve behandeling van de melding.
• Het Melding Behandelend Orgaan: Het orgaan binnen Wonen Zuid dat de melding behandelt, aan te wijzen op grond van artikel 3, derde lid van deze regeling. Het Melding Behandelend Orgaan is verantwoordelijk voor een juiste en integere afhandeling van de melding.
• De commissie: Een of meerdere personen, aangewezen door het Melding Behandelend Orgaan, die in betreffende zaak als ter zake kundig en onafhankelijk kunnen worden aangemerkt. De commissie is verantwoordelijk voor een onafhankelijk onderzoek ten aanzien van de melding en voor een onafhankelijk advies ten aanzien van de vervolgprocedure.
• (Vermoeden van) Misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot Wonen Zuid of enige medewerk(st)er van Wonen Zuid, in verband met:
  • een (dreigend) strafbaar feit
  • een (dreigende) schending van wet- en regelgeving
  • een schending van binnen Wonen Zuid geldende gedragsregels (zoals het integriteitsbeleid)
  • een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu
  • een (dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen
  • het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over bovengenoemde feiten
  • het (vermoeden van) fraude,

dit alles in verband met Wonen Zuid en haar activiteiten.

Artikel 2:     Uitgangspunten

Wonen Zuid hecht aan een transparante en open wijze van communiceren. Ook vindt Wonen Zuid het belangrijk dat medewerk(st)ers en leidinggevenden elkaar zo veel als mogelijk aanspreken op niet gewenst of niet integer gedrag.

Leidinggevenden spelen hierin een belangrijke rol, zij stimuleren het dat medewerk(st)ers elkaar op een constructieve wijze aanspreken.

Vanuit dit uitgangspunt gaat Wonen Zuid ervan uit dat een medewerk(st)er niet integer gedrag of handelen aan de orde stelt bij de medewerk(st)er die dit gedrag of handelen laat zien.

Is dit niet mogelijk of wenselijk, dan bestaat voor de medewerk(st)er de mogelijkheid om de situatie aan de orde te stellen bij zijn eigen leidinggevende of bij de (interne of externe) vertrouwenspersoon. Samen kan dan bekeken worden wat de beste reactie of aanpak is.

Artikel 3:     Procedure

Indien een medewerk(st)er, na eventueel gebruik te hebben gemaakt van (een van) de hiervoor genoemde gespreksmogelijkheden, besluit om - te goeder trouw -  een formele melding te doen van een (vermoeden van) misstand, dan dient de volgende procedure gevolgd te worden:

1. De medewerk(st)er meldt een (vermoeden van) misstand bij het Meldpunt.
   De melding geschiedt bij voorkeur schriftelijk en moet gemotiveerd worden. Anonieme meldingen worden niet in behandeling genomen.
2. Het Meldpunt bevestigt de melding schriftelijk aan degene die de melding heeft gedaan. 
3. Het Meldpunt informeert de voorzitter van de Raad van Bestuur, zijnde het Melding Behandelend Orgaan.
   Betreft de melding een lid van de Raad van Bestuur, dan informeert het Meldpunt niet de voorzitter van de Raad van Bestuur, maar de voorzitter van de Raad van Toezicht.
4. Het Melding Behandelend Orgaan stelt vervolgens een (onderzoeks)commissie aan, bestaande uit één of meerdere personen, die in de betreffende zaak als ter zake kundig en onafhankelijk kan/kunnen worden aangemerkt. Leden van de commissie kunnen op eigen verzoek of op initiatief van het Melding Behandelend Orgaan van hun taak worden ontheven. 
5. Deze commissie stelt een (kort) vooronderzoek in, waarin allereerst wordt beoordeeld of de melding niet kennelijk ongegrond is.

Als de commissie de melding als kennelijk ongegrond kwalificeert, wordt de melding niet verder in behandeling genomen en wordt dat schriftelijk en gemotiveerd door het Meldpunt bevestigd aan Het Melding Behandelend Orgaan. Het Meldpunt stuurt een kopie van deze verklaring aan de medewerk(st)er.

1. Het Melding Behandelend Orgaan informeert het MT-WZ-lid van het bedrijfsonderdeel waar de beschuldigde werkzaam is over de aard van de melding, tenzij het betreffende MT-WZ-lid zelf onderdeel uitmaakt van de klacht.

1. Als de commissie de melding niet als kennelijk ongegrond kwalificeert, brengt de commissie advies uit aan het Melding Behandelend Orgaan over de verder te volgen procedure, waaronder mede begrepen een eventueel intern of extern vervolgonderzoek.
   Het Meldpunt stuurt een kopie van het advies aan de medewerk(st)er, tenzij zwaarwegende redenen zich daartegen verzetten.

1. Het Melding Behandelend Orgaan neemt een besluit ten aanzien van de te volgen procedure, met inachtneming van, maar niet noodzakelijkerwijs overeenkomstig het advies van de Commissie en informeert het Meldpunt over het genomen besluit.
2. Het Meldpunt informeert de medewerk(st)er schriftelijk over het genomen besluit, tenzij zwaarwegende redenen zich daartegen verzetten.
3. Indien besloten is tot een vervolgonderzoek, bepaalt het Melding Behandelend Orgaan in overleg met de commissie hoe dit vervolgonderzoek verloopt. De commissie kan de melding zelf verder onderzoeken (interne onder­zoeks­commissie). Indien de aard van het onderzoek dat noodzakelijk maakt, kan het Melding Behandelend Orgaan ook besluiten om voor het onderzoek gebruik te maken van een of meerdere externe personen. Tenzij de aard of inhoud van het onderzoek dat niet toelaat of in geval van bijzondere omstandigheden, dient het vervolgonderzoek binnen acht weken nadat het Melding Behandelend Orgaan besloten heeft tot het instellen ervan, te zijn afgerond.
4. De (onderzoeks)commissie rapporteert aan het Melding Behandelend Orgaan. Een kopie van het aan het Melding Behandelend Orgaan verzonden advies wordt door het Meldpunt aan de medewerk(st)er gestuurd, tenzij zwaarwegende redenen zich daartegen verzetten.
5. Het Melding Behandelend Orgaan neemt binnen twee weken na ontvangst van het nieuwe advies een besluit en informeert het Meldpunt over dit besluit. Het Meldpunt stelt de medewerk(st)er schriftelijk van dit besluit op de hoogte, tenzij zwaarwegende redenen zich daartegen verzetten.
6. Het Melding Behandelend Orgaan en de commissie kunnen aan alle betrokken partijen of anderszins betrokken personen, indien dat naar hun oordeel vereist is, geheimhouding opleggen voor een door hen te bepalen duur, omtrent al hetgeen in het kader van deze melding besproken wordt of anderszins aan hen ter kennis komt.

 Artikel 4:     Rechtsbescherming

De medewerk(st)er die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling te goeder trouw een (vermoeden van) misstand heeft gemeld, wordt hierdoor op geen enkele wijze in zijn of haar positie benadeeld. Hetzelfde geldt voor degene waar de melding betrekking op heeft, tot het moment waarop het gemelde is bewezen.

Indien een medewerk(st)er van mening is dat hij – in weerwil van het hiervoor beschrevene - in zijn positie benadeeld wordt, kan hij zich wenden tot het Melding Behandelend Orgaan, met het verzoek deze benadeling ongedaan te maken.

In het kader van het onderzoek kan de (onderzoeks)commissie andere medewerk(st)ers van Wonen Zuid horen. Van die medewerk(st)ers wordt in beginsel verwacht dat zij aan dat onderzoek medewerking verlenen, tenzij zij gerechtvaardigde gronden hebben om te menen dat hun belangen door het verlenen van medewerking kunnen worden geschaad. Deze medewerk(st)ers kunnen zich hierbij door een derde laten bijstaan.

Artikel 5:     Registratie en rapportage

Van een melding wordt een meldingsdossier aangelegd door het Meldpunt. Alle registraties en dossiers worden in een beveiligde omgeving bewaard. Identificatiegegevens van de medewerk(st)er die de melding heeft gedaan worden op zodanige wijze bewaard, dat alleen het Meldpunt en het Meldpunt Behandelend Orgaan toegang hebben tot deze gegevens.

Jaarlijks stuurt het Meldpunt een (geanonimiseerde) rapportage aan het MT-Wonen Zuid, de Raad van Bestuur en de ondernemingsraad. Het Meldpunt meldt het aantal ontvangen meldingen en het aantal en de aard van de verstrekte adviezen.

Artikel 6:     Overige bepalingen

Deze regeling treedt in werking op 7 juli 2009 en kan door het MT Wonen Zuid in overleg met de ondernemingsraad worden gewijzigd.